Goed gesprek in programmateam

Afgelopen week heeft een team van de gemeente Amsterdam met mij een canvas gemaakt. Het was interessant hoe de simpele categorieën van het canvas tot verheldering en goede gesprekken leidden. De opgave waarover het team sprak, is actueel en urgent. De belangstelling van bestuurders, politici en burgers is groot, het is niet moeilijk voor de leider van de taakgroep toegang te krijgen tot het topmanagement. In dat licht blijkt het Program Canvas een sterk hulpmiddel te zijn, omdat het de kern van de opgave zichtbaar maakt.

Ambitie

Een paar opvallende punten. In eerste instantie stelde de leider van de taakgroep aan het begin van de bijeenkomst dat de ambitie uitgangspunt van de discussie moest zijn. Dus wij kwamen vervolgens te spreken over doelen en baten. Al discussiërende bleek toch dat de formulering van de ambitie toch niet goed bleek te passen bij de opvattingen van de leden van het team (inclusief de leider). Aan het einde van de bijeenkomst, die drie uur duurde, stond een andere ambitie in het canvas die beter weerspiegelde wat het team vond. Zij zouden er nog eens een weekend over nadenken.

Baten

Tweede punt: Onder baten verstaan wij de voordelen die belanghebbenden willen hebben van het programma. Dat is voor overheden een vreemde term. Bedrijven hebben daar geen moeite mee, omdat zij het vrijwel onmiddellijk kunnen vertalen in een financieel voordeel: een besparing van 3 procent of zoiets. Maar ook bij overheden kunnen baten ontstaan: vijf procent hogere doorlooptijden van procedures en dergelijke. De deelnemers zagen dat na enige tijd oefenen ook zitten. Een bijkomend voordeel van deze terminologie is dat aan een baat een eigenaar in de vorm van een persoon gekoppeld kan worden. Dat is bij de term operationeel doel veel moeilijker.

Strategie

In de derde plaats had de groep erg veel baat bij de categorie strategie van de opgave: noties als kleinschalig, richten op het wegnemen van belemmeringen, alleen doen wat de lijn niet wil of kan aanpakken, e.d. Deze noties kwamen herhaaldelijk terug in de discussie en bleken een leidraad voor het kiezen van inspanningen te zijn.

Conclusie: het Program Canvas verhelderde de discussie enorm, waarbij de vraag nog open ligt of de gemeente van de opgave wel een programma gaat maken. Daar gaat het om: niet klakkeloos voor een programma kiezen, maar kritisch blijven nadenken. Misschien moet het wel op een andere manier. De inhoud van de opgave blijft leidend.