Ik begeleid veel organisaties en mensen om beter te worden in het doen van projecten en programma’s. Dat is keer op keer balanceren in de aandacht voor de bedoeling, de leefwereld en de systeemwereld, zoals Wouter dat zo mooi beschrijft in zijn boek Verdraaide organisaties. De bedoeling als in: wat willen we nu eigenlijk bereiken en waarom vinden we dat aantrekkelijk, inspirerend en motiverend? De leefwereld als in: hoe gaan we het met elkaar doen? En de systeemwereld als in: wat hebben we daarvoor nodig?
In project- en programmaland ligt voortdurend het gevaar op de loer dat we mensen te veel systeemwereld aanreiken en dat daardoor de bedoeling en de leefwereld qua aandacht op de achtergrond raken. Dat doen we als community onder meer door allerlei slimme modellen, schema’s, ondersteunende structuren, processen en zogenaamde best practices te ontwikkelen. De een nog mooier en completer dan de ander. Soms is er ogenschijnlijk geen speld tussen te krijgen.
En daarin zit hem nu net het grote probleem. Hoe meer systeem wij bedenken en hoe normatiever we daarin worden, hoe meer de professionals die ermee zouden moeten gaan werken inslapen. Hoe minder ze zelf gaan nadenken over hun eigen norm voor goed werk. Dát is juist wat we wel nodig hebben: wakkere professionals die wél zelf blijven nadenken en niet alleen maar lijstjes en stappenplannen volgen, omdat een aantal slimmerikken die als best practice aan de wereld verkoopt.
Om die reden werken we in Werken aan Programma’s niet alles uit in schema’s en RACI-tabellen en zien we het ook niet als dé manier om programma’s te doen. We hopen dat ons materiaal een inspiratiebron is waarmee de professional zijn voordeel kan doen en een doorvertaling maakt naar een concrete situatie. We willen die professional uitdagen goed na te denken wat hij wel en niet gebruikt en op welke manier. Om te voorkomen dat het systeem de overhand krijgt en de bedoeling uit het zicht verdwijnt.
Te vaak zien we project- en programmamanagers worstelen met al die goedbedoelde formats en richtlijnen die ze op hun dak krijgen. De controlemechanismen die erbij komen als het toch nog misgaat, maken het meestal alleen maar erger. Iedereen verliest na verloop van tijd de oorspronkelijke bedoeling uit het oog: waartoe deden we dit ook alweer met elkaar? Als die bedoeling weer scherper wordt, dan wordt het vanzelf makkelijker, neemt de alertheid toe en ontstaat er meer eigenaarschap.
Wil je hier nog iets meer over lezen, dan raad ik je het artikel van Wouter Hart op ManagementSite aan over Verdraaide zelforganisaties.
Björn Prevaas
Björn Prevaas heeft zo’n 10 jaar ervaring in het ontwikkelen van mensen en organisaties in programmamanagement via Twynstra Gudde. Samen met Theo van der Tak schreef hij in 2014 Werken aan Programma’s, een online boek over programmamanagement.